In den meisten Unternehmen bitten die Chefs noch vor Jahresfrist ihre Mitarbeiter um Einreichung des Jahresurlaubs, besonders in den Ferienzeiten im Frühjahr und Sommer. Nachvollziehbar, denn Kollegen mit schulpflichtigen Kindern können eben nur während des Ferienzeiten Urlaub machen und hier gibt es immer wieder Interessenskonflikte. Denn jedes Unternehmen muss auch in der Ferienzeit erreichbar und grundsätzlich handlungsfähig bleiben. Außerhalb der Bildungseinrichtungen geht das Wirtschaftsleben schließlich weiter. Somit haben also auch die Arbeitnehmer ein natürliches Interesse an einer frühzeitigen Planungssicherheit. Aber wie sieht es eigentlich rechtlich aus? Was darf, was muss?

Zumindest mit disziplinarischen Maßnahmen wie Abmahnungen müssen die Arbeitnehmer in diesem Kontext nicht rechnen. Keinen Urlaub zum geforderten Zeitpunkt einzureichen ist kein Vertragsverstoß. Allerdings sinkt mit jeder Verzögerung der Antragstellung auch die Auswahl an begehrten freien Brückentagen bzw. Ferienwochen.

Salomonisch ist die Herangehensweise, einem Team, wo man sich gegenseitig auch bei Krankheit vertritt, die zeitlich eingegrenzte Aufgabe der gemeinsamen Urlaubsplanungsabstimmung zu übertragen. Als Vorgesetzter kann man in Streitfragen mediatisieren und Kompromisse schließen. Solche Gesamtpakete sorgen für Betriebsfrieden, weil sich eigentlich niemand zu kurz gekommen fühlen sollte. Schwierig wird es aber immer in Branchen, die antizyklisch arbeiten müssen: Einzelhandel, Gastronomie und Hotellerie. Aber in diesen Wirtschaftszweigen wissen die Beschäftigten, dass ihre Leistungen vor allem in Urlaubs- und Feiertagszeiten verstärkt gefragt sind.

In Unternehmen mit einem Betriebsrat wird dieser an der Urlaubsplanung beteiligt. Die Arbeitnehmervertretung legt dann gemeinsam mit der Unternehmensleitung fest, bis zu welchem Datum die Urlaubsanträge eingereicht werden sollen und wie bei kollidierender Urlaubsplanung eine Einigung erfolgt.

Unter welchen Bedingungen verfällt der Urlaubsanspruch?

Das ist nicht mehr so einfach. Bis vor einigen Jahren war der 31. März des Folgejahres der feste Stichtag im Hinblick auf den Verfall des Alturlaubsanspruchs. Zwischenzeitlich wurden aber mehrere Rechtszüge bis zum Europäischen Gerichtshof durchgestritten und der Automatismus existiert nicht mehr.  Ein Verfall des Anspruchs ist nur noch möglich, wenn der Arbeitgeber seine Mitarbeiter zuvor ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass sie ihre offenen Urlaubstage bis zum Jahresende bzw. einem definierten Stichtag in der Zukunft nehmen sollen, und dass anderenfalls nicht genommener Urlaub ersatzlos verfällt.