Mittlerweile ist die elektronische Nachricht im Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Nur hat auch dieses nicht mehr ganz so neue Kommunikationsmittel seine Kehrseiten. Hier kann jeder darüber sinnieren, wie viele E-Mails man einfach in den Papierkorb befördert, weil man „zur Sicherheit“ auf Kopie zu einem Vorgang gesetzt wurde, der einen gar nicht betrifft. Ganz zu schweigen von Newslettern und den täglichen Spams. Eigentlich sollte dieser Weg der Kommunikation vieles vereinfachen und auch beschleunigen. Spricht man heute über die klassische Briefpost scherzhaft über Schneckenpost („snail mail“). Viele Arbeitnehmer fühlen sich von der Nachrichtenflut langsam aber sicher überfordert. Studien zum Zeitinvestment, das zum Lesen aller Nachrichten nötig ist, sprechen eine deutliche Sprache.

Gesucht werden daher Lösungen, die einerseits Nachrichten nach Relevanz sortieren und andererseits die endlosen „Bäume“ á la Re:Re:AW:Fwd:Re… der Vergangenheit angehören lassen. Im Prinzip sehen sich viele nach einem Messanger, den man aus dem privaten Bereich bereits kennt und schätzt, verbunden mit einer gewissen künstlichen Intelligenz im Hinblick auf eine Vorsortierung bzw. Gruppierung der Nachrichten nach Wichtigkeit.

Stewart Butterfield (44) hat ein Softwaretool entwickelt, das hier umfassend Abhilfe schaffen könnte. Es hört seit dem Jahr 2014 auf den Namen „Slack“, das aber nicht mit „abhängen“ übersetzt werden soll, sondern mit diesem Namen darauf hinweisen möchte, dass dadurch Zeitressourcen in den Büros von 15-20% gegenüber den klassischen Mailanwendungen gehoben werden können. Bereits 9 Millionen Nutzer hat das Tool und wird bereits mit 5 Milliarden US-Dollar taxiert. Mr. Butterfield gründete einst die Fotoplattform Flickr, das er im Jahr 2005 für gutes Geld an Yahoo verkaufte. Nun will er die Arbeitswelt mit künstlicher Intelligenz umgestalten. Anhänger dieser Lösung sprechen bereits vom Office des 21. Jahrhunderts, also einer echten Konkurrenz für Outlook, die momentane Referenz.

Beschreiben kann man diese Software wie gesagt als eine Art Messenger, nur mit wesentlich mehr Funktionen. Nicht nur mit Kollegen, auch mit Kunden und Lieferanten kann auf diese Weise themenbezogen und nach Priorität geordnet korrespondieren. Hierzu kann man Aufgaben oder Projekte in sogenannten Kanälen bündeln und nur jene Ansprechpartner involvieren, die auch tatsächlich an einem Thema arbeiten oder diese Informationen benötigen. Dies soll Transparenz schaffen und viel mehr Kollegen als bisher Zugang zu wesentlichen Informationen und Projektfortschritten ermöglichen.

Aber auch hier ist nicht alles Gold, was glänzt. Nicht wenige Nutzer sehen sich einer noch größeren Nachrichtenflut ausgesetzt, ein persönlicher Zeitgewinn ist für sie kaum spürbar. Auch verschärft das Tool aus Sicht einiger User das Phänomen „Always on“, was inneren Stress verursachen kann. Man spricht hier auch von einer digitalen Erschöpfung als neuer Bürokrankheit.

Mr. Butterfield mahnt in diesem Zusammenhang zu mehr Eigendisziplin. Er sieht in seiner Softwarelösung eine zwingende Notwendigkeit wie die doppelte Buchführung im Rechnungswesen. Also eine Selbstverständlichkeit, die sich durchsetzen wird. Früher beschwerte man sich ja auch über das dauernd klingende Telefon, nachdem alle Arbeitsplätze im Laufe der 1960er/1970er Jahre mit den Apparaten ausgestattet wurden. Der Schöpfer dieses Tools sieht also eher ein Problem bei der verantwortungsbewussten Anwendung, als in der Struktur des Lösungsansatzes selbst.

Der wesentliche Mehrwert solcher Kommunikationsplattformen läge ohnehin in der Einbindung künstlicher Intelligenz. Ein Algorithmus sortiert vor, welchen Informationen der Nutzer vorrangig Aufmerksamkeit schenken soll und was zurückgestellt werden kann. Also eine Art Vorsortierer der elektronischen To-Do-Liste. Dies ist bei weitem nicht allen Anwendern recht, auch wenn eine solche Software dazulernen und sich an Nutzerverhalten anpassen kann. Letztlich darf man den Anwender aber nicht entrechten, was seine Entscheidungskompetenzen angeht. Somit liegt das Thema weniger bei der Programmierung, sondern es ist fast eine arbeitsphilosophische oder –ethische Frage.

Unabhängig davon, ob sich „Slack“ oder etwas Vergleichbares durchsetzen wird, bleibt festzuhalten, dass die gegenwärtige Art und Weise der elektronischen Kommunikation nicht das Ende der Fahnenstange bzw. der Weisheit letzter Schluss ist. Es bleibt spannend, wie sich unser Büroalltag in nächster Zeit verändern wird. Mr. Butterfield gehört sicherlich zu den vielseitigen, kreativen Entrepreneuren der Softwarebranche.