Lean Management auch in den Personalabteilungen sowie fortschreitende Digitalisierung haben zu einem grundlegenden Wandel der Personalbeschaffungs- und Ordnungsprozesse in zahlreichen Unternehmen geführt. Mittlerweile sind weit über 30 Softwarelösungen auf dem Markt etabliert, die größtenteils den ganzen Personalbeschaffungsprozess von der Planung der Stellen, über die Ausschreibung mittels Medienauswahl und zielgerichteter Platzierung, den Auswahlprozess selbst bis hin zur Besetzung und Projektabwicklung an Hand eines Gesamtpakets darstellen können. Viele bieten neben der stationären Einrichtung in einem Intranet auch das sogenannte Clouding. Das heißt, dass Daten für berechtigte Nutzer von überall aus bearbeitet und gesteuert werden können. So unterschiedlich die Unternehmen hinsichtlich Größe und Branche sind, so verschieden sind auch die Anforderungen an eine solche Softwarelösung. Der Markt bietet mittlerweile vielfältige Möglichkeiten an, teilweise in modularer Weise, weil nicht jeder Arbeitgeber alle Möglichkeiten nutzen möchte. Jedenfalls ist klar, dass sich die HR Prozesse dadurch effizienter gestalten lassen, zumal mit der Einführung einer solchen Software zwingend eine Vereinheitlichung der Abläufe einhergehen muss und sich schon allein dadurch die interne Abstimmung zu Kandidaten innerhalb der HR Abteilung, aber auch gemeinsam mit den Fachabteilungen und ggf. mit der Geschäftsführung leichter durchführen lässt.

Wenn ein solches Softwarepaket richtig angewandt wird, verbessert sich auch die Situation für die Bewerber. Denn konnte es bislang sein, dass eine Bewerbung „untergeht“, der Kandidat also im schlimmsten Fall gar nichts mehr vom Unternehmen hört, bringt es die durch solche elektronischen Lösungen einhergehende Transparenz mit sich, dass jeder Bewerbungseingang dokumentiert und bestimmten Ausschreibungen zugordnet bleibt. Beinhaltet die Software eine automatische Bewerbungsfunktion innerhalb einer elektronisch geschalteten Anzeige, laden die Kandidaten ihre Unterlagen auf einem Webportal hoch und erhalten bei erfolgreicher Registrierung in der Regel eine automatische Nachricht darüber. Die Zeiten, in denen Kandidaten manchmal Wochen auf eine schlichte Eingangsbestätigung warten mussten, gehören damit der Vergangenheit an. Auch der Zeitpunkt für Zwischenbescheide für Kandidaten, deren Bewerbungsprozess auf „hold“ gesetzt wird, kann durch den Administrator oder den Personalrecruiter voreingestellt werden. Kandidaten haben so das generell gute Gefühl, dass ihre Bewerbung im Workflow ist. Natürlich wird es immer so sein, dass in den klassischen Urlaubszeiten oder bei einem sehr hohen Bewerbungseingang Verzögerungen nicht auszuschließen sind. Eine Software kann Vieles dabei automatisieren, der HR Abteilung daher in gewissem Umfang administrativen Druck nehmen. Die gewonnene Zeit lässt sich in die qualifizierte Auswahl der für eine bestimmte Position in Frage kommenden Bewerber investieren, was Letzteren ebenso zu Gute kommt. Dieses subjektive Wohlempfinden auf Kandidatenseite darf in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels in vielen Bereichen und Branchen nicht unterschätzt werden. Bewerber sind vor allem in den MINT-Berufen längst keine „Bittsteller“ mehr. Letztlich sucht in Mangelberufen der Bewerber seinen neuen Arbeitgeber aus, nicht umgekehrt. Auch dies ist ein gewichtiges Argument vor allem für den klassischen Mittelstand, Geld für eine solche Softwarelösung in die Hand zu nehmen. Viele Entscheider im HR und Einkauf sind überrascht, dass die Kosten dafür gar nicht so hoch sind. Dies hat unter anderem auch mit dem oftmals offerierten, bereits erwähnten modularen Aufbau zu tun. Wie bei ERP-Lösungen mittlerweile üblich, muss man nicht das ganze Paket kaufen oder „mietleasen“, sondern kann in der Regel selektieren, welche Bausteine man konkret einsetzen möchte. Aber auch die indirekten Einsparungen auf lange Sicht sollte man nicht unterschätzen. Insbesondere das Handling von Anzeigenpaketen bei Onlineschaltungen bindet schon in kleineren Unternehmen oftmals eine ganze Vollzeitarbeitskraft. Noch einfacher wird es, wenn man mit einer Agentur zusammenarbeitet und mittels der Bewerbermanagementsoftware dort die Anzeigenpakete passend auf die Stelle dazu bucht.

Dabei kann der gezielte Einsatz von Bewerbermanagement Software helfen. Die Tools sind inzwischen für so ziemlich jeden Geldbeutel zu haben und sorgen für mehr Effizienz, Prozessgenauigkeit und damit letztlich auch für ein Plus an Bewerberfreundlichkeit im Recruiting. Doch was muss die Software können? Und: Was ist bei der Auswahl des Anbieters zu beachten?

Welche Features sind notwendig? Was wird angeboten?

Zunächst sollte man sich im Rahmen einer Bedarfsanalyse anschauen, welche einzelnen Schritte im gegenwärtigen Ist-Zustand durch wen im Unternehmen durchgeführt werden. Klassisch sind dies die Elemente Positionsbedarfsanalyse, Beschreibung der Aufgaben und Voraussetzungen für den konkreten Posten, Medienauswahl, Ausschreibung, Bewerbungseingang, ABC-Analyse, Erst- und Zweitgespräche mit Bewerbern, Vertragsgestaltung und letztlich Einstellung bei gleichzeitiger Absage gegenüber allen anderen Kandidaten, die nicht zum Zuge kommen. Manchmal können auch ein elektronisch unterstützte Lebenslaufabgleich (CV-Parsing), eine Potentialanalyse, ein Assessment Center oder andere Möglichkeiten des modernen Talent Managements gewünscht sein. Danach richtet sich die Relevanz der nötigen Module des Softwarepakets. Auch quantitative Aspekte sollten Berücksichtigung finden. Wer als namhafter Arbeitgeber von Bewerbungen regelrecht geflutet wird oder sehr viel Blindbewerbungen erhält, sollte mittels der Software möglichst viele administrative Schritte soweit es geht automatisieren um dadurch Zeit für die eigentliche Selektion zu gewinnen.

Wichtig ist auch, ob ein einmal ausgewähltes Individualpaket gewissermaßen statisch bleibt, oder ob man flexibel auch später noch Module hinzubuchen kann, die sich elektronisch in die bestehende Lösung einpassen lassen. Auch eine Import- und Exportfunktion von Daten aller Art kann entscheidend für den dauerhaften Nutzen sein. Wenn also beispielsweise Datensätze aus anderen Abteilungen, Tochtergesellschaften oder Unternehmenszukäufen später integriert werden sollen. Meist wird dies durch die Anbieter selbst mittels spezifischer Skripte gewährleistet. Unternehmen mit Niederlassungen, womöglich global und mehrsprachig, wissen auch die Möglichkeit einer Cloud-Lösung sehr zu schätzen. Dadurch lassen sich Datensätze an jedem Ort mit Internetzugang lesen oder bearbeiten. Abhängig von der dem Mitarbeiter zugewiesenen Berechtigungen.

Entscheidend am Anfang ist aber auch, wie intensiv das Unternehmen bisher schon elektronisch aufgestellt ist. Wer im Netz nicht mehr als eine Visitenkarte mit Kurzbeschreibung und Impressum betreibt, wird sich für das Grundgerüst eines eigenen Onlinestellenmarkts interessieren. Auch hier bieten zahlreiche Softwarehäuser Lösungen an, die zwar nicht maßgeschneidert sind, dafür aber flexibel im Aufbau und an das Corporate Design des Arbeitgebers anpassbar. Der Vorteil liegt neben den geringeren Kosten vor allem in der Kompatibilität des Onlinestellenmarkts mit der Datenbank dahinter. Datenverlust, Bugs etc. sind somit sehr unwahrscheinlich, treten nach der ersten Implementierungsphase in der Regel gar nicht mehr auf.

Unternehmen, die bereits einen umfassenden Onlinestellenmarkt betreiben, werden ihr Augenmerk auf eine reibungslose Anbindung mittels Anpassungen durch das Softwarehaus Wert legen. Zu guter Letzt sollte man bei einer solchen Bedarfsanalyse nicht vergessen, dass das Smartphone in diesen Tagen seinen 10. Geburtstag feiert und alle Internetangebote auch mobil gut les- und navigierbar sein sollten, will man nicht den Anschluss an das geänderte Nutzerverhalten verlieren. Dennoch ist auch hier eine weitgehende Individualisierung des Webangebots wichtig, damit man nicht den Anschein erweckt, einen 08/15-Auftritt zu haben, Stichwort responsives Design. Wie gesagt, die Talente von heute und morgen suchen sich den Arbeitgeber aus, nicht umgekehrt!

Usability der Recruiting Software für die Personalabteilung.

Eine Software hat nur dann einen echten Nutzen, wenn sie von den Mitarbeitern, die es betrifft, als echte Unterstützung angenommen und richtig angewendet wird. Barrierefreiheit und Informationsbeschaffung ist also keine Einbahnstraße von den Bewerbern zum Arbeitgeber hin, sondern betrifft umgekehrt natürlich auch das Human Resources Management im Haus.

Zu  nennen ist hier auch das zunächst banal anmutende Thema der Serienbriefunterstützung. Wir erwähnten bereits die Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheide. Auch Einladungen zu Telefoninterviews oder persönlichen Gesprächen, letztlich auch die Absagen gehören zu jener Korrespondenz, die einerseits für die meisten ausgeschriebenen Positionen immer gleich ist, anderseits aber zunehmend juristischen Fallstricken ausgesetzt ist. Man denke an das Allg. Gleichstellungsgesetz AGG in Deutschland. Flüchtigkeitsfehler bei Absagen können zu enormen Kosten führen, wenn man es mit einem streitlustigen Bewerber zu tun hat. Damit kein Kandidat im Datennirwana verschwindet, sind zudem transparente Projektübersichten und -listen ein absolutes Muss! Diese müssen in Echtzeit allen Berechtigten im Unternehmen zur Verfügung stehen und auch kommentierfähig sein. Dies spart aufwändige Meetings, zumal der Bearbeitungsstand immer aktuell ist. Nichts kann in Vergessenheit geraten, Statushäkchen geben Aufschluss darüber, welches Feedback evtl. noch fehlt, wo im Haus nachgefasst werden muss und vieles andere mehr. Entscheidend ist immer, dass der Datenschutz gewährleistet bleibt. Dies gilt auch für die Frage, was mit alten Bewerbungsunterlagen geschieht. Wenn der Bewerber nicht explizit in eine dauerhafte Aufbewahrung einwilligt, sind diese nach neuester Rechtsprechung nach sechs Monaten zu löschen.

Einige Lösungen bieten automatische Schaltungen von Stellenanzeigen und sparen dem HR dadurch einiges an Zeit. Allerdings sollte man hier sehr genau hinsehen, denn nicht immer hat man damit die Kosten der Anzeigen im Fokus. Das kann mitunter teuer werden. Besser ist es, z.B. eine Agentur dazwischen zu schalten, damit man eine Rückkopplung hat. Nicht jeder Automatismus ist auch wirklich effizient.

top-jobs-europe Consulting kooperiert mit BITE

Diese innovative, flexibel ausbaufähige Webapplikation besticht durch Ihren umfassenden Funktionsumfang. Sie kann als Stand-Alone-Lösung, oder in Kombination mit dem BITE Personalmanager Unternehmen bei ihren HR-Prozessen effektiv unterstützen.

Folgende wesentliche Features erleichtern die tägliche Arbeit:

• Individuelle Prozesse erstellen und weiterentwickeln
• Granulare Lebenslaufanalyse dient der formellen Prüfung
• Umfangreiches Vorlagenwesen zur Beschleunigung der internen und externen Kommunikation
• Vorgesetzten-Feedback innovativ einfordern und realisieren
• Recruiting-Analytics zur Optimierung der Personalbeschaffung
• ISO- und TÜV-zertifizierte (Daten-) Sicherheit

Zahlreiche Kunden sowohl aus der Privatwirtschaft, als auch mit öffentlich-rechtlichem Hintergrund vertrauen auf diese Softwarelösung.

Auszug aus den Referenzen:

• DGUV Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V.
• Hochschule München
• Steiff Retail GmbH
• Königsteiner Agentur GmbH
• C. & E. Fein GmbH

https://www.b-ite.de